Tham Khảo Mẫu Nội Quy Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Hiệu Quả, Dễ Áp Dụng

2. Vì sao cần xây dựng nội quy quản lý tòa nhà văn phòng?

Tag: mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng

Thông thường, nội quy quản lý tòa nhà văn phòng sẽ được công khai, giúp cho tất cả những cá nhân tổ chức ra vào tòa nhà nắm được các quy định chung này và tuân theo khi sử dụng tòa nhà. Việc này sẽ khiến quá trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng diễn ra có quy củ, nhất quán ngay từ đầu.

Tất cả các điều khoản của nội quy đều tập trung hướng tới lợi ích của các cá nhân tổ chức sử dụng và chủ đầu tư, nhằm đảm bảo an toàn về người và tài sản trong quá trình khai thác tòa nhà văn phòng. Chỉ khi thực hiện các quy định trong nội quy quản lý tòa nhà văn phòng, tập thể mới có thể xây dựng được một môi trường văn minh, an toàn, kỷ luật, cùng nhau phát triển lâu dài và bền vững.

Đối với các cá nhân, doanh nghiệp tổ chức thuê mặt bằng tại tòa nhà văn phòng thì nội quy tòa nhà góp phần xây dựng một môi trường nghiêm túc, nâng cao tính trách nhiệm của mọi người. Thông qua đó góp phần xây dựng văn hóa chuyên nghiệp, khẳng định hình ảnh thương hiệu.

Đối với cơ quan quản lý tòa nhà văn phòng, chủ đầu tư, nội quy quản lý tòa nhà văn phòng chính là kim chỉ nam cho các hoạt động vận hành. Đồng thời đây cũng là tiêu chuẩn, là căn cứ để phân chia và truy cứu trách nhiệm khi xảy ra các sai phạm trong quá trình quản lý.

Xem thêm: Cách quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả – thành công

3. Mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng

Tùy vào thực tế mô hình kinh doanh tòa nhà mà chủ đầu tư và đơn vị quản lý có thể đưa ra các nội quy sao cho phù hợp. Dưới đây là bản mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng mà bạn có thể tham khảo:

3.1. Thời gian làm việc

Thời gian làm việc được tính 8 tiếng một ngày, từ thứ 2 đến thứ 7 chưa bao gồm thời gian nghỉ trưa.

• Sáng: từ 7h40’ đến 11h45’
• Chiều từ 13h30’ đến 17h20’

Thời gian làm việc có thể kéo dài hơn trong trường hợp có khách bất ngờ đến muộn.

Đối với các tòa nhà văn phòng có chế độ làm ngày chủ nhật hoặc làm thêm giờ cần thông báo với ban quản lý để ban quản lý sắp xếp nhân sự hỗ trợ.

3.2. Nội quy về giữ gìn vệ sinh

Để đảm bảo tình trạng sức khỏe cũng như vệ sinh, mỹ quan của tòa nhà và của từng văn phòng, các cá nhân tổ chức cần tuân thủ các nội quy về giữ gìn vệ sinh chung như sau:

• Nghiêm cấm các hành vi phóng uế, khạc nhổ, xả rác bừa bãi. Cấm vứt các loại chất thải, chất độc hại không đúng nơi quy định gây ô nhiễm tòa nhà văn phòng.
• Nghiêm cấm hành vi ném bất cứ vật gì kể cả tàn thuốc lá, giấy vụn từ cửa sổ ban công của tòa nhà hoặc từ trên các tầng cao thuộc khu vực cầu thang bộ, lan can nhìn xuống được tầng dưới…
• Không được viết lên bàn, ghế, tường hoặc các tài sản chung khác.
• Các cá nhân sử dụng đồ ăn uống trong văn phòng vui lòng mang ra khỏi khu vực làm việc khi tan làm và vứt rác đúng chỗ.

3.3. Tác phong ý thức và đạo đức

Để xây dựng môi trường làm việc lành mạnh, văn minh các cá nhân tập thể ra vào tòa nhà cần tuân thủ nội quy quản lý tòa nhà văn phòng về tác phong ý thức và đạo đức như sau:

• Giữ gìn trật tự chung, không gây ồn ào, không nói lớn, văng tục tại các không gian chung.
• Không được hút thuốc lá bên trong tòa nhà văn phòng (phòng làm việc, phòng họp, thang máy, thang bộ, nhà vệ sinh, tầng hầm và tất cả các khu vực có biển báo cấm hút thuốc…) Chỉ được phép hút thuốc tại các khu vực có biển báo dành riêng cho người hút thuốc.
• Không hái hoa, bẻ cành, dẫm lên thảm cỏ, nhổ cây trong khuôn viên chung.
• Thường xuyên sắp xếp lại đồ đạc tại văn phòng làm việc của mình.
• Không bày biện, để các vật dụng hàng hóa tại các khu vực chung của tòa nhà như hàng lang, cầu thang bộ, thang máy… gây ảnh hưởng tới quá trình di chuyển của người khác và mỹ quan chung của tòa nhà.
• Vui lòng xếp gọn bàn ghế và đồ đạc trước khi ra về.

3.4. Hành vi bị cấm trong tòa nhà

Nghiêm cấm các hành vi gây nguy hiểm cho cộng đồng, các hoạt động trái pháp luật trong phạm vi tòa nhà:

• Các hoạt động kinh doanh, buôn bán liên quan đến các vật liệu dễ gây cháy nổ, độc hại, gây nguy hiểm cho tính mạng, tài sản của các cá nhân tổ chức sử dụng tòa nhà văn phòng.
• Các hoạt động mua bán, tàng trữ, sử dụng các chất kích thích, chất cấm… trong phạm vi tòa nhà.
• Các hoạt động mại dâm, nhậu nhẹt, uống bia rượu, đánh bài, chơi bạc.
• Không vận chuyển ra vào, tàng trữ các chất cấm, chất độc hại, chất dễ gây cháy nổ vào tòa nhà như gas, ma túy, pháo nổ…

Xem thêm: Những điều cần biết về phí quản lý văn phòng

3.5. Nội quy đảm bảo an ninh – an toàn

Để đảm bảo an ninh – an toàn cho tính mạng, tài sản, các cá nhân tập thể cần tuân thủ các nguyên tắc nội quy quản lý tòa nhà văn phòng sau:

• Tuân thủ các quy định về phòng cháy, chữa cháy, khi xảy ra các vấn đề về điện.
• Không mang các chất dễ cháy nổ vào khu vực tòa nhà văn phòng. Trường hợp bắt buộc sử dụng cần trình báo và được sự cho phép của đơn vị quản lý tòa nhà, để chuẩn bị đầy đủ các phương án xử lý dự phòng cho các tình huống xấu.
• Nghiêm cấm sử dụng lửa, đun nấu trong tòa nhà văn phòng bao gồm cả hành vi hút thuốc (chỉ được hút thuốc tại những nơi có biển báo cho phép).
• Tích cực tham gia các buổi tập huấn, diễn tập phòng cháy chữa cháy của ban quản lý tòa nhà để nâng cao kỹ năng ứng biến trong trường hợp xảy ra sự cố.
• Các vật dụng, dụng cụ phòng cháy chữa cháy phải để ở những nơi công khai, dễ lấy. Đồng thời, nghiêm cấm các hành vi tự ý sử dụng các dụng cụ này vào các mục đích cá nhân.
• Trước khi ra về phải kiểm tra, ngắt toàn bộ các thiết bị điện, nguồn nhiệt để tránh xảy ra sự cố.
• Không mang các chất độc hại, hung khí có khả năng sát thương vào tòa nhà văn phòng.
• Không đặt các đồ vật, các chướng ngại vật tại các lối đi, cửa thoát hiểm, thang bộ của tòa nhà.
• Nghiêm cấm các hành vi gây gổ, đánh nhau, trộm cắp tài sản trong phạm vi tòa nhà. Nếu chứng kiến và phát hiện các hành vi vi phạm, cần lập tức báo cho ban quản lý tòa nhà để kịp thời giải quyết.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng quản lý tòa nhà văn phòng từ Pan Services Hà Nội

3.6. Nội quy quản lý tài sản

Nội quy quản lý tài sản được áp dụng cho toàn thể các cá nhân tổ chức thuê, sử dụng mặt bằng trong tòa nhà văn phòng và các cán bộ nhân viên trong ban quản lý tòa nhà:

• Dừng đỗ các phương tiện xe máy, oto, xe điện… đúng nơi quy định và theo sự hướng dẫn của bảo vệ bãi xe. Tự chịu trách nhiệm và bảo quản các tư trang của mình khi để trên xe, phương tiện của mình.
• Các phương tiện không được vận chuyển, chứa đựng, chở, gắn thêm… các chất độc hại, các chất có nguy cơ gây cháy nổ.
• Mọi đồ đạc tư trang, đặc biệt là các vật dụng có giá trị cần được cất giữ trong tủ khóa trong văn phòng. Ban quản lý tòa nhà và chủ đầu tư không chịu bất kỳ trách nhiệm pháp lý cho các trường hợp mất, bị trộm cắp hoặc thất lạc các tư trang cá nhân.
• Nghiêm cấm các hành vi phá hoại trang thiết bị, cơ sở vật chất, cấu kiện, kết cấu của tòa nhà
• Khi sử dụng các tài sản, máy móc trang thiết bị của tòa nhà (đèn điện, thang máy, thang bộ, nhà vệ sinh…) cần dùng đúng công năng, chức năng và đúng quy định. Sử dụng đúng đủ và tắt khi không sử dụng các thiết bị điện, nước để tiết kiệm năng lượng cho tòa nhà, tránh gây lãng phí.
• Không tự ý ra vào các khu vực không phận sự khi chưa được sự cho phép.
• Không tự ý sử dụng tài sản riêng của người khác khi được sự cho phép
• Trong quá trình vận chuyển đồ đạc cần sử dụng đúng thang hàng, không được sử dụng thang vận chuyển người để chở hàng hóa, đồ đạc.
• Nếu vô tình làm hư hỏng thiệt hại về cơ sở vật chất của tòa nhà cần khai báo tới bộ phận quản lý để kịp thời đưa ra phương án giải quyết.

3.7. Nội quy về việc sửa chữa hư hỏng, thay đổi hoặc lắp đặt thêm tại văn phòng riêng

Đối với các trang thiết bị cơ sở vật chất trực thuộc các văn phòng riêng, các nhân tổ chức cần tuân thủ các nội quy sau:

• Không được tự ý chuyển đổi công năng, mục đích sử dụng, làm biến dạng, hư hỏng các trang thiết bị, cơ sở vật chất trong văn phòng. Nếu có cần được sự cho phép của ban quản lý tòa nhà.
• Trường hợp các văn phòng có sự hư hỏng về trang thiết bị, cơ sở vật chất thì cá nhân, tổ chức thuê sử dụng được quyền sửa chữa, thay thế nhưng không được làm hư hỏng, ảnh hưởng đến các diện tích, đồ đạc sử dụng chung của tòa nhà và làm ảnh hưởng đến các đơn vị thuê khác.
• Khi cần thiết kế, cải tạo lại mặt bằng, nội thất trong tòa nhà nếu có sự tác động đến kết cấu, hệ thống kỹ thuật của tòa nhà cần xin giấy phép và trình bày hồ sơ thiết kế. Chỉ khi được ban quản lý tòa nhà và chủ đầu tư cấp phép mới được triển khai các hoạt động này.

3.8. Quản lý, sử dụng khu vực công cộng

Khu vực công cộng là khu vực mà các cá nhân tập thể trong tòa nhà văn phòng đều được phép sử dụng. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn tính mạng và tài sản cần nghiêm ngặt tuân thủ các nội quy quản lý tòa nhà văn phòng sau:

• Có ý thức giữ gìn, bảo quản, sử dụng đúng công năng, mục đích của các khu vực này. Trường hợp xảy ra sự cố hỏng hóc thiệt hại thì phải chịu trách nhiệm và chi trả chi phí sửa chữa theo quy định.
• Không được tự ý đầu nối nguồn điện, nguồn nước, hoặc gây ô nhiễm nguồn nước tại các khu vực công cộng.
• Tài sản cá nhân, hàng hóa… phải để đúng nơi quy định và có ý thức tự bảo quản, không được bày biện, đặt tại các khu vực chung như hành lang, cầu thang… gây cản trở quá trình di chuyển và sử dụng công năng của các hạng mục đó.
• Khi vận chuyển hàng hóa cồng kềnh, cần có ý thức giữ gìn, tránh va chạm người và tài sản, gây thương tích hoặc hỏng hóc. Nếu xảy ra sự cố cần chịu trách nhiệm và phải chi trả theo quy định của pháp luật.
• Không được chiếm dụng, sử dụng phần diện tích thuộc khu vực công cộng cho các mục đích cá nhân.

Mỗi tòa nhà văn phòng tùy thuộc vào công năng, diện tích và mô hình khác thác nhau sẽ có những nội quy quản lý khác nhau. Ban quản lý tòa nhà và chủ đầu tư có thể căn cứ vào mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng trên để điều chỉnh sao cho phù hợp với thực tế.

Xem thêm: 7 Kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả từ các chuyên gia

Trong quá trình vận hành, quản lý tòa nhà văn phòng nói chung và các dự án bất động sản nói riêng nếu gặp bất cứ khó khăn nào hãy liên hệ với Pan Services Hà Nội – đơn vị hàng đầu trong quản lý tòa nhà với quy trình chuẩn Nhật cùng phần mềm quản lý hiện đại để được tư vấn hỗ trợ hiệu quả và nhanh chóng nhất.

Tag: mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng

Source: https://panservices-hanoi.vn/tu-van/mau-noi-quy-quan-ly-toa-nha-van-phong/

• Ngày Biết Điểm Thi Thpt Quốc Gia 2021

• Mẫu Số 30.NT: Đề Cương Thuyết Minh Dự Án Nuôi Trồng Thủy Sản

• Hướng Dẫn Tra Cứu Mã HS, Biểu Thuế Nhập Khẩu, Chính Sách Nhập Khẩu, Mã HS Tương Tự Tại Caselaw Việt Nam

• Cách Cắm Hoa Tết Để Bàn Thờ, Để Bàn Phòng Khách Đẹp, Đón Tài Lộc, May Mắn

• Bộ Tư Pháp Ban Hành Điều Kiện, Tiêu Chuẩn Dự Thi Nâng Ngạch Công Chức Năm 2019

• Sang Năm Sau Là Năm Con Gì, Tuổi Con Gì? Mệnh Bích Thượng Thổ Là Gì?

• Mẫu Bản Cam Kết Của Học Sinh Hay Nhất 2022